律師運用Notion的場景與範例(四)

本文繼續介紹律師運用Notion的場景與範例,重點為以「卡片」及「子彈筆記」方式管理案件。

前文重點回顧

律師運用Notion的場景與範例(一):1.介紹基本功能。2.建立主要工作(團隊頁面)。3.待辦事項管理頁面及運用。4.建立個人(團隊)知識庫。

律師運用Notion的場景與範例(二):1.從「待辦事項」中生成每週工作清單。2.知識庫與具體個案的連結與反向連結。

律師運用Notion的場景與範例(三):因應自己的需求,設計專屬工作模版。

子彈筆記思考

筆者使用紙本以子彈筆記管理工作及生活瑣事好幾年了,完全可以體會「用雙手記錄筆記解放大腦」是怎麼回事。也曾將Ryder Carroll的〈子彈思考整理術〉一書贈送同事及好友,希望分享好工具。

閱讀頭條│暢銷三書75折】2019上半年博客來閱讀解析,提供不一樣的閱讀視野

不少人認為子彈筆記操作起來有難度,筆者建議要實際做一陣子,這樣可以依照自己的工作需求調整,例如筆者多使用「週誌」或「雙週誌」,而非Ryder Carroll使用的「月誌計畫」。重點在於寫下來、分輕重緩急、沒做完一定要移轉。

卡片式思考

在電腦不普遍的時代,卡片式思考就很流行了,尤其寫研究論文、企劃都很方便,即便電腦文書處理盛行,大家對卡片式設計的需求毫無減少。許多專業寫作軟體(如筆者使用的Scrivener)都有卡片式設計,對於安排及調整寫作內容,有極大的幫助。

Scrivener 3 例示畫面

使用Notion作為管理案件的主控台

現在,我們用Notion來試做結合子彈筆記與卡片式的案件管理。以下以圖解方式說明:

我們先在主頁增加一新頁面

命名為案件管理,選擇「Board」模版

選擇「Board」模版長這樣

調整名稱,可依自己需求分類命名
將所有案件輸入,此處檔案名為以「姓名_案件」為例,會成為一張張的卡片

任意打開一張卡片,我們要調整卡片內容
選取「Property」更動欄位格式,此處選Date,再更名為「期限」
另增加選取「Property」更動欄位格式,此處選Text,更名為「待辦事項」

案件管理頁面中已新增「期限」與「待辦事項」,填載案件的待辦事項與期限。
案件卡片中記載工作事項,可依實際需求調整,無論是待辦事項、工作日誌甚或插入檔案均可。
關閉案件,回到案件管理介面
每個案件卡片可以依照實際作業情形移動,例如自進行中案件移至本日工作,本日工作完成後,再移到已完成_待回覆確認。
原來的管理介面呈現方式是「卡片式」瀏覽,現在增加一個「日曆式」呈現方式。點選「+Add a view」,選擇「Calender」,按下「 Create」建立新的呈現方式
日曆式方式瀏覽
「卡片式」及「日曆式」瀏覽方式可切換

「卡片式」及「日曆式」瀏覽方式可切換

團隊工作及適度調整

依筆者實做經驗,用這個方式管理案件,管理者如能確實將待辦事項及期限記載清楚,並要求團隊成員確實記載工作事項,則所有團隊成員都可清楚掌握每個案件的輕重緩急,減少「不知從何做起」的焦慮感。

這個工作方法,外觀是案件卡片,卡片僅記載案件重要資訊、待辦事項及期限;將卡片分類加上卡片內容的調整,則為參考子彈筆記模式。


發表迴響

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步了解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料