在全聯會律師職前訓練的課堂上,偶有道長詢問及分享個人或團隊的工作管理或知識管理,好用、強大的工具不少,近來我最喜歡的是Notion。
Notion是一款將筆記、任務管理和知識庫相結合的跨平台協作工具(Windows/MacOS、IOS/Anrdoid都支援),筆者的工作小團隊用這個工具超過半年,覺得方便好用。本文以律師工作的場景為例,介紹Notion的基本功能。
開始
網路上有很多Notion的基本教學,筆者就不囉唆如何下載安裝了,但提醒一下,如果有.edu的教育帳號郵件,學生可以免費升級 Premium 版,老師的話則可免費使用個人版。
剛用這個工具,會不知從何處下手,建議先從建立工作群組開始吧。Notion 的最大單位是 Workspace(工作區),在這可以設立工作群組,加入團隊成員,共同編輯協做。






到這一步,已經完成最基本的設定工作。我們可以用剛剛建立的頁面當作團隊工作最基本的平台,一切工作從這出發,團隊成員就是利用這個頁面散發的資訊來安排、規劃工作。
筆者建議這個頁面不要弄得太複雜,除了團隊工作目標、願景、口號等,扼要記載(均可隨時變更)外,本文示範在這頁面就處理三種工作場景:工作規劃(待辦事項)、案件研究、知識管理。先把這三個標題文字輸入此頁面。

待辦事項
我們先設計待辦事項介面。首先有個基本功能要熟悉:將滑鼠游標移到每段文字前方,會出現+與六點符號𝌅,點選六點符號𝌅,可以進一步處理或改變這段文字的屬性。
我們將待辦事項的屬性選擇改為page,即再開一個頁面。


在新頁面中,我們可以自行設計需要的功能及版面,不過這裡直接利用Notion已經設計好的模版(Templates)來規劃待辦事項就非常好用了。




開始加入自己的待辦事項。原來模版預設的To Do、 Doing、 Done當然也可以一自己需求而修改成中文:待辦、進行中、已完成。
先建立一個待辦事項:王董損賠案,然後點選打開這個案件,會看到有好幾個資訊格,這些資訊都可以依照需求修改。


待辦事項用小方格列舉,完成後就打勾,這是最簡單的處理方式。



可以直接在待辦事項頁面增減、調整各種待辦事項。Notion可以讓我們設定很多案件,每個案件各有應辦理事項,又能在一個介面上管理。

每個案件的待辦事項都以一個小方格出現,呈現重要資訊與各項應辦事項,該事項做完後,勾選方格,表示完成。

除了to-do list方格外,另外一個好用的是toggle list,三角形箭頭►建立主體,▼表示次主題,在Notion可以無限分層,非常適合愛歸納分類的人。


再複習一下,在待辦事項的一頁介面中,可以看到有三個直欄:To Do、 Doing、 Done,在各欄目下的卡片,就是各案件的待辦事項。這些案件卡片,可以隨著辦理進度,自由以滑鼠拖移,方便掌握與管理。



到這裡我們結束待辦事項的示範,可以發現在一個頁面上,處理多張以卡片方式呈現的待辦事項,非常方便、清楚。

案件爭點研究
接下來,我們示範一個新的工作場景:案件爭點整理。
案件的爭點需要團隊集思廣益,蒐集學說見解、實務見解,甚或創意發想,這時候Notion提供了不錯的協作工具。
我們回到最初的團隊工作頁面,建立一個新項目:案件研究











知識管理
我們常常在不同網站看到許多資訊,通常覺得有用就存檔。但是資訊未經處理,等同於無用。
看了上面案件爭點整理的運用,我們可以用同樣的方式建立知識庫或是閱讀記錄,方便過濾、整理各處蒐集的資訊,建立自我或團隊的知識管理體系。


總結
Notion是個功能強大的整理利器,而且它可以依個人需求及喜好,客製化設計,無論是版面的插圖、或內容的格式、顏色、圖示都可以任意變化。

筆者覺得這個工具非常適合個人及中小團隊的學習及工作使用,本文僅拋磚引玉,介紹幾個律師工作上的使用場景。除了本文介紹的工作規劃、專題(案件)研究及知識管理外,還有旅行規劃、食譜菜單、日記、書寫創作…等,都很適合大家試試。
胡
2020-08-07感謝吳律!我是個實習律師,在學習辦案的過程中記錄了一些自己的想法,一直在尋找一個合適的筆記軟件來實現我想要的想法間的關聯,今天聽您推薦,恰好符合我的設想,萬分感謝!
吳尚昆律師
2020-08-07只是拋磚引玉,期盼您有更多的收穫