律師運用Notion的場景與範例(三)

本文繼續介紹律師運用Notion的場景與範例,重點在於因應自己的需求,設計專屬工作模版。Notion的特性不僅在於功能強大,更在於自由及彈性,可以發揮更多的創意,打造最適合自己(及團隊)的工作數位環境。

前文重點回顧

律師運用Notion的場景與範例(一):1.介紹基本功能。2.建立主要工作(團隊頁面)。3.待辦事項管理頁面及運用。4.建立個人(團隊)知識庫。

律師運用Notion的場景與範例(二):1.從「待辦事項」中生成每週工作清單。2.知識庫與具體個案的連結與反向連結。

內建模版

律師運用Notion的場景與範例(一)就提到,Notion有許多模版(Templates)可以直接運用,前文就是直接用personal的Task List來規劃待辦事項頁面。

Notion因應不同需求,已經設計了大量內建模版,也有不少使用者分享自己的作品,無論是學習、工作、旅遊等,都有相對應實用範例,建議可以點選玩看看。

個人專屬模版設計

模版的除了因應我們快速需求,隨取隨用外,我認為更要緊的核心功能,在於「經常性」與「固定格式」,例如日記、工作日誌、靈修筆記等,對律師工作而言,工作日誌、開庭記錄、會議記錄應該是最常使用的,而上述需求幾乎都有相對應的內建模版可用。

不過,內建模版雖然吸引人,但總會覺得不是那麼適合自己,尤其每個人的工作習慣不同,套用模版後再修改當然可以,直接創設一個新模版也不困難。

我們可以先回到最早創設的「工作出發平台」頁面,增加一個「工作日誌」項目:

在出發頁面中建立新選項
選取建立新頁面
新頁面命名為「工作日誌」,並選取「table」檢視

接著在工作日誌中建立工作項目,我們利用這個具體的工作項目來建立「開庭記錄」的模版:

新增新工作項目「張董_著作權」,建立完成後開啟
開啟後為一新頁面,選擇「New Template」,建立新模版
新頁面名稱為「開庭記錄」,調整欄位設定後,建立專屬自己的文字內容,此處可適時運用文字的標題或格式設定。完成範本後,暫時退出,此模版會存檔為「開庭記錄」。
此模版依個人需求設計,主要考量工作的需求及運用場合。例如:此記錄完成後,除內部參考外,可輸出為pdf提供給客戶。

接著新增工作項目,可選擇剛剛的模版,快速利用:

新增「大大公司_專利」工作項目並開啟
開啟後可以看到剛剛建立存檔的「開庭記錄」模版,點選打開
出現剛剛建立的模版,可快速使用此格式

繼續練習,回到工作日誌,建立一個「專業研讀」項目,我們利用這個項目建立一個「study」的模版:

總結

做完本文的兩個練習後,應該可以發現,自建模版並不困難。而在設計自己需要的模版時,需要更留意的是自己及團隊的工作流程,反省工作的流暢及完整性。

Morten T. Hansen在<高績效心智>(Great at Work: How Top Performers Do Less, Work Better, and Achieve More)一書中提到了「雙重專注」觀念:專注做正確有價值的事,而且專注做事的正確方法。學習用Notion建立自己專屬模版,其實就是在重新設計完整且適合自己的工作流程,回應了「雙重專注」。

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