律師運用Notion的場景與範例(二)

2020年4月分享了律師運用Notion的場景與範例(一)一文,獲得了一些正面迴響,很多朋友認為有助於律師的工作效率及知識管理。

本文繼續介紹相關運用,重點在於:1.從「待辦事項」中生成每週工作清單。2.知識庫與具體個案的相互聯結。

開始與準備

關於Notion的安裝、基本操作,都可以參考這裡

如果有熟悉的朋友幫忙,應該在30分鐘內可以掌握基本功能,60分鐘內可以做出這樣的成果:

工作的基本頁面
這張圖片的 alt 屬性值為空,它的檔案名稱為 S__26443780.jpg
以卡片式呈現的「待辦事項」

做到這裡,我們會發現,在一個頁面上,處理多張以卡片方式呈現的待辦事項,非常方便、清楚,而且這些案件卡片,可以隨著辦理進度,自由以滑鼠拖移,方便掌握與管理。

從「待辦事項」到「每週工作」

有了很多的待辦事項卡片,只是第一步,建議一定要把每項工作都加上期限,沒有設定期限的事項,基本上算「想法」,而非「工作」。當然另外建立一個理想清單或夢想清單,也很好,但我們這裡要專心處理真正的「待辦事項」

雖然能夠一目瞭然的掌握手邊所有待辦事項,但是在事務的輕重緩急以及時間管理的考量上,還需要每日或每週工作清單。考量人的惰性與便利,每日工作清單過於繁瑣,每月工作清單過於簡略,我個人覺得最舒服的工作節奏可能是「每週工作清單」。

我們可以在上面所介紹的待辦事項頁面,很輕易的「自動生成」每週工作清單。(當然,要做每日、雙週或每月清單都沒問題。)

這其實是利用檢視功能,增加一個檢視角度(Add a view)

注意左側欄的待辦事項有個三角箭頭toggle ►點一下
按下三角箭頭,顯示目前的檢視形式:卡片陳列
按下:+ Add a view
先為這個檢視形式命名(如:每週工作清單),選擇Table
原來的卡片展現形式成為表列了
在表列介面上選擇Filter(過濾器)
設定始期與終期的確切日期,這裡設定為下週
下週的工作清單就完成了

個案與知識庫的相互聯結

這個非常簡單,基本上就是把連結貼上,但前提是我們平常就建立了自己或團隊的知識庫。

法律人平常接觸的資訊非常多,但往往收集一堆資料,沒有整理,真的要運用,又回到靠記憶或是各種搜尋工具。透過過濾、整理各處蒐集的資訊,可以輕鬆的建立自我或團隊的知識管理體系。

一個頁面以表列呈現平常蒐集的資訊(學說、實務見解),記得加上關鍵字,保持視覺清爽
每個知識點看來都是單獨一張卡片

現在回到待辦事項的個案中,每件個案除了可以用to-do list建立待辦事項外,可以把已建立的知識庫中有用的知識點[連結]貼到個案頁面上。

複製連結的第一種方式:直接在列表的知識點旁點選
複製連結的第二種方式:在個別知識點頁面點選
在案件頁面,貼上剛剛複製的連結。
點選連結後,會到已建立知識庫的知識點中。而且這個知識點會出現「反向連結」,表示這個知識點被某個案件運用了

「反向連結」是最近才有的新功能,好處在於讓我們管理的個案與知識庫中的相互運用更清楚,一個案件可能會有數個知識點,而一個知識點可能被數個案件運用。

總結

Notion功能強大,比起其他相關工具(onenote、evernote等),並不會更難上手。而且隨個人需求及喜好,彈性設計,活潑討喜。

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