律師運用Notion的場景與範例(一)

在全聯會律師職前訓練的課堂上,偶有道長詢問及分享個人或團隊的工作管理或知識管理,好用、強大的工具不少,近來我最喜歡的是Notion。

Notion是一款將筆記、任務管理和知識庫相結合的跨平台協作工具(Windows/MacOS、IOS/Anrdoid都支援),筆者的工作小團隊用這個工具超過半年,覺得方便好用。本文以律師工作的場景為例,介紹Notion的基本功能。

開始

網路上有很多Notion的基本教學,筆者就不囉唆如何下載安裝了,但提醒一下,如果有.edu的教育帳號郵件,學生可以免費升級 Premium 版,老師的話則可免費使用個人版。

剛用這個工具,會不知從何處下手,建議先從建立工作群組開始吧。Notion 的最大單位是 Workspace(工作區),在這可以設立工作群組,加入團隊成員,共同編輯協做。

在WORKSPACE增加一個頁面(Add a page):開始編輯工作團隊的原始介面
出現了一個空白頁面
開始頁面的文字編輯,先取個名稱
選取文字按滑鼠右鍵,可修改文字格式。在頁面的開始可以寫上名稱、目標、理念或各種注意事項。
簡單文字編輯後,點選右上方「Share」準備加入團隊成員
可以直接加入已存在成員,也可以發送e-mail或是傳送連結

到這一步,已經完成最基本的設定工作。我們可以用剛剛建立的頁面當作團隊工作最基本的平台,一切工作從這出發,團隊成員就是利用這個頁面散發的資訊來安排、規劃工作。

筆者建議這個頁面不要弄得太複雜,除了團隊工作目標、願景、口號等,扼要記載(均可隨時變更)外,本文示範在這頁面就處理三種工作場景:工作規劃(待辦事項)、案件研究、知識管理。先把這三個標題文字輸入此頁面。

工作都從這頁面出發

待辦事項

我們先設計待辦事項介面。首先有個基本功能要熟悉:將滑鼠游標移到每段文字前方,會出現+與六點符號𝌅,點選六點符號𝌅,可以進一步處理或改變這段文字的屬性。

我們將待辦事項的屬性選擇改為page,即再開一個頁面。

新開一頁面

在新頁面中,我們可以自行設計需要的功能及版面,不過這裡直接利用Notion已經設計好的模版(Templates)來規劃待辦事項就非常好用了。

點選Templates
有很多模版可選擇,在此我們選擇personal的Task List
名稱可以自己修改。原來預設的內容可以編輯或刪除,我們把名稱改為「待辦事項」

開始加入自己的待辦事項。原來模版預設的To Do、 Doing、 Done當然也可以一自己需求而修改成中文:待辦、進行中、已完成。

先建立一個待辦事項:王董損賠案,然後點選打開這個案件,會看到有好幾個資訊格,這些資訊都可以依照需求修改。

我把property設定改為person,選擇團隊成員,將此工作分配給他。
開始輸入應辦事項。這邊可以修改為to-do list方格格式

待辦事項用小方格列舉,完成後就打勾,這是最簡單的處理方式。

也可以設定工作期限

可以直接在待辦事項頁面增減、調整各種待辦事項。Notion可以讓我們設定很多案件,每個案件各有應辦理事項,又能在一個介面上管理。

回到待辦事項再加一項工作:大大公司著作權案

每個案件的待辦事項都以一個小方格出現,呈現重要資訊與各項應辦事項,該事項做完後,勾選方格,表示完成。

除了to-do list方格外,另外一個好用的是toggle list,三角形箭頭►建立主體,▼表示次主題,在Notion可以無限分層,非常適合愛歸納分類的人。

Taggle list可以點選隱藏或呈現
toggle list的舉例,可無限分層

再複習一下,在待辦事項的一頁介面中,可以看到有三個直欄:To Do、 Doing、 Done,在各欄目下的卡片,就是各案件的待辦事項。這些案件卡片,可以隨著辦理進度,自由以滑鼠拖移,方便掌握與管理。

卡片移動時會透明呈現移動過程
辦理完畢事項移至Done,可暫不刪除,以便回顧檢視
確定全部完成,可以刪除該卡片(工作)

到這裡我們結束待辦事項的示範,可以發現在一個頁面上,處理多張以卡片方式呈現的待辦事項,非常方便、清楚。

卡片式管理各案件的待辦事項,一目瞭然

案件爭點研究

接下來,我們示範一個新的工作場景:案件爭點整理。

案件的爭點需要團隊集思廣益,蒐集學說見解、實務見解,甚或創意發想,這時候Notion提供了不錯的協作工具。

我們回到最初的團隊工作頁面,建立一個新項目:案件研究

同樣的,我們把「案件研究」改變屬性為新頁面(Turn into…Page),繼續保持團隊工作頁面簡潔
開啟新頁面,作為案件研究介面。這邊我們選DATABASE的Table,這是經常被使用的格式,運用方式廣泛,建議多練習。
table看起來是表格,但每一列又都是一個案件(檔案),可以放入蒐集的相關資訊及各種附件資料。
利用這個表格建立新案件,輸入案件名稱後,可以打開這個案件
可以在Tags欄位設定本案件爭點的關鍵字,方便搜尋與整理
在案件中整理各種見解或意見。編輯介面清楚簡潔,成果可以複製到其他文書處理軟體,也可以直接輸出pdf或html。
每個案件爭點研究都可以插入文件、圖片等附件檔案
一個頁面以表列呈現多個案件及關鍵字,視覺清爽

知識管理

我們常常在不同網站看到許多資訊,通常覺得有用就存檔。但是資訊未經處理,等同於無用。

看了上面案件爭點整理的運用,我們可以用同樣的方式建立知識庫或是閱讀記錄,方便過濾、整理各處蒐集的資訊,建立自我或團隊的知識管理體系。

利用Notion做知識管理的範例
用Notion做閱讀記錄

總結

Notion是個功能強大的整理利器,而且它可以依個人需求及喜好,客製化設計,無論是版面的插圖、或內容的格式、顏色、圖示都可以任意變化。

筆者覺得這個工具非常適合個人及中小團隊的學習及工作使用,本文僅拋磚引玉,介紹幾個律師工作上的使用場景。除了本文介紹的工作規劃、專題(案件)研究及知識管理外,還有旅行規劃、食譜菜單、日記、書寫創作…等,都很適合大家試試。

2 thoughts on “律師運用Notion的場景與範例(一)”

  1. 感謝吳律!我是個實習律師,在學習辦案的過程中記錄了一些自己的想法,一直在尋找一個合適的筆記軟件來實現我想要的想法間的關聯,今天聽您推薦,恰好符合我的設想,萬分感謝!

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