前兩天（2018/6/19)在上海交大參加了一場大型會議，不僅議題及內容有趣，更幸運的是，由於與主辦方的友誼，可以近距離的學到了許多成功會議或活動的細節。趁著記憶猶新，記錄些許觀察心得，以資備忘。
善用網路社群
這次會議的兩位核心籌辦人，宋海燕教授人在美國、劉永沛教授人在上海，相隔萬里，卻能藉著網路工具，即時、完整的規劃及執行所有會議細節，充分溝通，令人印象深刻。
整個會議議程，不含開閉幕及茶歇餐點等，有四場論壇及三場訪談，大約有25位來自各處的參與發言者，主辦方將各論壇及訪談的主持人組織一群組，溝通協調主持人共同注意事項，再將各場論壇及訪談成員分成小群組，由主持人與各自論壇參與人溝通演講發言時間、題綱及簡報等事項，加上每群組搭配助理協助主持人，非常有效的讓七個場次的論壇及訪談順利準時完成。
會議前的餐敘才重要
以往參與的會議，習慣在會議結束後進行餐敘，或是利用會議期間的茶歇，讓與會者互相交流。這次的會議特別在前一天，邀請會議中所有的主持人及發言嘉賓們餐宴，讓原來可能陌生的與會者，有一個很輕鬆又深入的交流機會，不但讓主持人能夠更準確的介紹嘉賓，也讓所有發言者更能彼此理解對方可能的發言內容，調整與改善自己的演講發言內容。
值得一提的是，餐敘不是隨意找個餐廳包廂就算了，主辦方精心包下了一個很雅緻的小而美場所，加上私房菜色，讓參加者耳目一新，讚不絕口。
即時相冊效果驚人
這次會議有一個五人攝影團隊（另有一組記錄片及專訪拍攝團隊），二人負責錄影，二人負責拍照，一人負責幕後平台。
現場拍攝的相片，立即利用相機wifi將相片傳回後台，後台人員立即修圖，並即時上傳至網路相冊（會議手冊上就有鍊結二維碼，拍攝-傳回後台-修圖-上傳共享相冊，大約在30分鐘之內），與會人員幾乎可以立即下載並分享；以我為例，攝影師在我參與的論壇所拍攝相片，我在當下一場論壇聽眾時已經可以下載並分享了。
而且，攝影師不只是拍攝上傳發言者的相片，還拍了非常多聽眾，因此傳播效果驚人，許多聽眾得到了一張美圖，完全值回票價（此次會議收取報名費），而且可以在網路上散播，到當天會議結束時，網路相冊點閱量超過10萬人次，充分發揮「甜檸檬效應」。
其他重要細節
這次會議的行政執行工作，很大的部分是依靠上海交大的師生，從文宣到禮品，從餐飲到住宿，從會議接待到議題引領，都需要很強的意志力及才華，大型會議讓名校來主辦，確實令人滿意。
魔鬼藏在細節裡，留意細節中的魔鬼，會更接近成功。由於這次近距離的觀察會議主辦方，可以清楚的知道，再怎麼精心的規劃，都會被不斷的變化破壞，這時候考驗的是主事者的格局、應變及氣魄，有許多不足為外人道的內幕，本來足以毀了會議的完整性，都靠主事者的智慧與毅力化解。
這次的會議經驗，我得到也學到了很多！
