成功會議的觀察心得

前兩天(2018/6/19)在上海交大參加了一場大型會議,不僅議題及內容有趣,更幸運的是,由於與主辦方的友誼,可以近距離的學到了許多成功會議或活動的細節。趁著記憶猶新,記錄些許觀察心得,以資備忘。


善用網路社群

這次會議的兩位核心籌辦人,宋海燕教授人在美國、劉永沛教授人在上海,相隔萬里,卻能藉著網路工具,即時、完整的規劃及執行所有會議細節,充分溝通,令人印象深刻。

整個會議議程,不含開閉幕及茶歇餐點等,有四場論壇及三場訪談,大約有25位來自各處的參與發言者,主辦方將各論壇及訪談的主持人組織一群組,溝通協調主持人共同注意事項,再將各場論壇及訪談成員分成小群組,由主持人與各自論壇參與人溝通演講發言時間、題綱及簡報等事項,加上每群組搭配助理協助主持人,非常有效的讓七個場次的論壇及訪談順利準時完成。

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會議前的餐敘才重要

以往參與的會議,習慣在會議結束後進行餐敘,或是利用會議期間的茶歇,讓與會者互相交流。這次的會議特別在前一天,邀請會議中所有的主持人及發言嘉賓們餐宴,讓原來可能陌生的與會者,有一個很輕鬆又深入的交流機會,不但讓主持人能夠更準確的介紹嘉賓,也讓所有發言者更能彼此理解對方可能的發言內容,調整與改善自己的演講發言內容。

值得一提的是,餐敘不是隨意找個餐廳包廂就算了,主辦方精心包下了一個很雅緻的小而美場所,加上私房菜色,讓參加者耳目一新,讚不絕口。


即時相冊效果驚人

這次會議有一個五人攝影團隊(另有一組記錄片及專訪拍攝團隊),二人負責錄影,二人負責拍照,一人負責幕後平台。

現場拍攝的相片,立即利用相機wifi將相片傳回後台,後台人員立即修圖,並即時上傳至網路相冊(會議手冊上就有鍊結二維碼,拍攝-傳回後台-修圖-上傳共享相冊,大約在30分鐘之內),與會人員幾乎可以立即下載並分享;以我為例,攝影師在我參與的論壇所拍攝相片,我在當下一場論壇聽眾時已經可以下載並分享了。

而且,攝影師不只是拍攝上傳發言者的相片,還拍了非常多聽眾,因此傳播效果驚人,許多聽眾得到了一張美圖,完全值回票價(此次會議收取報名費),而且可以在網路上散播,到當天會議結束時,網路相冊點閱量超過10萬人次,充分發揮「甜檸檬效應」。


其他重要細節

這次會議的行政執行工作,很大的部分是依靠上海交大的師生,從文宣到禮品,從餐飲到住宿,從會議接待到議題引領,都需要很強的意志力及才華,大型會議讓名校來主辦,確實令人滿意。

魔鬼藏在細節裡,留意細節中的魔鬼,會更接近成功。由於這次近距離的觀察會議主辦方,可以清楚的知道,再怎麼精心的規劃,都會被不斷的變化破壞,這時候考驗的是主事者的格局、應變及氣魄,有許多不足為外人道的內幕,本來足以毀了會議的完整性,都靠主事者的智慧與毅力化解。

這次的會議經驗,我得到也學到了很多!

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